皆さん、定時で帰れていますか？
私は月100時間以上の残業をしていました。
しかし、数か月は月30分未満です。
今回は私が残業を減らすために行ったことを紹介します。
こんなことで悩んでいませんか？
・仕事が多い
・家族との時間をとれない
・趣味の時間が欲しい
・仕事を効率化したい
会社が残業をさせるには
企業が従業員に残業をさせるためには36協定を労使と結ぶ必要があります。
36協定とは
正式には「時間外・休日労働に関する協定届」といいます。 労働基準法第36条により、会社は法定労働時間(1日8時間、週40時間)を超える時間外労働及び休日勤務などを命じる場合、労組などと書面による協定を結び労働基準監督署に届け出ることが義務付けられているため、一般的に「36協定」という名称で呼ばれています。
残業の1か月の上限は「100時間未満」
しかし、2-6か月の平均残業時間をすべて80時間以内に収める必要があります。
基本、月80時間以内の残業にしないといけないってことですね！
なぜ残業が発生するのか？
「人が少ないから」と言ってしまえばそれまでですが、自分で出来ることもあります。
私が考える残業の理由は3点です。
残業が発生する3つの理由
無駄な仕事
職場の雰囲気
取引先の理解
無駄な仕事
会議
結論のでない議論をダラダラと。
結果、各部署に持ち帰って上長の判断を仰ぎましょうと。
こんな会議に意味はない！！
時間を決める
みんなが黙ってしまい時間経過。
個々の主張が強すぎて、妥協案が見つからないまま時間が過ぎる等
会議あるあるですが、終わりの時間を決めることで緊張感をもって議論できます。
資料は先に共有
会議資料はその場で配ることが多いです。
その資料を読みながら進行する会議に意味があるのでしょうか？
会議は議論の場ですので先に資料を共有し、出席者が各自の意見をもって臨むことが非常に重要。
また、資料の読み合わせが最小限で済みますので効率的です。
資料
なんに使われているか分からない資料。
手書きや手入力の資料。
これも時間の無駄です。
必要性の棚卸
私の職場では何に使用されているか分からない資料がたくさんあり、「昔からやっている」という理由で続いていました。
上司と必要性の棚卸を行ったところ6割資料は必要なく「無駄な仕事」が発生していました。
上司は資料に目を通すだけですのでそこまで時間はかかりません。
自分から行動を起こさない限り「無駄な資料」はなくなりません。
システム化
在庫の付け合わせや計算はエクセルを使えば簡単にできます。
今まで手作業や手入力で行っていた作業が一瞬で完了。
それだけで数時間の短縮です。
付け合わせには index match関数がおすすめ。
覚えるだけで仕事のはかどり方が雲泥の差です。
商談・電話
取引先との商談は顧客を獲得するためには必須。
しかし、雑談で終わってしまったり、結論の出ない商談になったり。
これでは何のためにわざわざ商談に出向いたかわからなくなってしまいます。
内容の事前確認
内容の事前確認を行うことにより、結論を準備して商談望むことが出来ます。
多くの人が事前に内容を言わずに商談に向かいますが、相手も初めて聞くことに判断はできません。
内容が分かっていれば資料の準備もできますし、質問事項もわかります。
お互いの時間を有意義に使いましょう。
電話は緊急案件のみ
電話は相手の時間を無条件に奪うツール。
電話をしていたら、何の作業をどこまでしていたか忘れてしまい再確認を行う羽目にってことも。
反対にメールは相手の空いている時間に確認できるツールです。
緊急案件以外はメールを使用し、業務の効率化を行いましょう。
「メールを送りました」っていう電話は最も悪ですのでしないほうが無難です。
職場の雰囲気
帰宅時間を申告
先に帰宅時間を申告しましょう。
帰宅時間を申告することにより
・仕事の段取りを組みダラダラと仕事しない
・自分の意志を明確にアピールすることで残業しないキャラに
ことが出来ます。
パソコンに勤務時間を記載
勤務時間を明らかにするため見やすいところに掲示することをおすすめします。
掲示により勤務時間外に相談しづらい雰囲気にできます。
相手へのけん制ですね。
取引先の理解
勤務時間を申告
勤務時間は社内だけでなく社外に申告。
ただ、申告するのでなく、会社の方針として残業をしない旨の説明をしてください。
こうすることで相手に『連絡をもらったらすぐ動きたいのだけれども会社の方針で仕方なく』と印象を与えられ評価が下がることがありません。
商談に時間制限を
商談は相手を知るためにはいいですが、ついつい時間を使ってしまうもの。
こんな経験ないですか？
次の商談まで時間がない時の方が結論が早く出せ、中身の濃い商談だった
人は時間を決めないとダラダラしてしまうもの。
会議と同様、終わりの時間を決め中身の濃い商談にしましょう。
営業の方には難しいかもしれないですが、その時も会社の方針と言えば納得してもらえます。
まとめ
残業を減らす方法
無駄な仕事の洗い出し
職場の雰囲気の改善
取引先の理解を得る
上記3つを実践してみてください。
限られた自分の時間を仕事で使うのはもったいないです。
家族と過ごしたり趣味の時間にしたりして人生の充実を！！
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